Polityka prywatności ChatForge AI

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych osobowych jest:

Oliwier Pysz
prowadzący działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
(brak wpisu do CEIDG, brak NIP i REGON)
Adres do doręczeń: Berberysowa 6e, 43-230, Goczałkowice Zdrój
E-mail: oliwier@chatforge.ai
Telefon: +48 600 289 822

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na oliwier@chatforge.ai. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku.

1.1. Dwie różne role — ważne rozróżnienie

Ta polityka opisuje przetwarzanie, w którym jesteśmy administratorem: dane osób odwiedzających naszą stronę, kontaktujących się z nami i korzystających z naszych dem.

Osobną sprawą są dane osób, które kontaktują się z chatbotem lub voicebotem wdrożonym u naszego Klienta biznesowego (salonu, gabinetu, kancelarii). Tam administratorem jest Klient, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Jeśli rozmawiałeś z botem na stronie innej firmy — obowiązuje jej polityka prywatności, nie ta.

2. Jakie dane zbieramy i po co

2.1. Formularz kontaktowy

2.2. Rezerwacja demo (Cal.com)

2.3. Chatbot na naszej stronie

Rozmawiasz z systemem AI, nie z człowiekiem. Informujemy o tym przed rozpoczęciem rozmowy. Nie wpisuj w czacie danych wrażliwych — informacji o zdrowiu, danych finansowych, numerów dokumentów ani haseł.

2.4. Demo voicebota w przeglądarce

Demo to nasz prawdziwy voicebot uruchomiony w przeglądarce — nagrywa rozmowę tak samo jak podczas połączenia telefonicznego (zob. sekcja 9).

Dostęp do mikrofonu jest dobrowolny i możesz go w każdej chwili cofnąć w ustawieniach przeglądarki. Zgodę możesz wycofać, pisząc na oliwier@chatforge.ai — nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

2.5. Kontakt telefoniczny i mailowy

Ta sekcja dotyczy bezpośredniego kontaktu z nami — rozmowy telefoniczne z nami odbiera człowiek i nie są nagrywane. Rozmowy z asystentem głosowym AI (voicebotem) są nagrywane i opisuje je sekcja 9.

2.6. Dane techniczne i logi serwera

Adres IP, typ przeglądarki i systemu operacyjnego, data i godzina wejścia, adres strony odsyłającej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo i stabilność serwisu). Okres: 12 miesięcy.

2.7. Statystyki odwiedzin (Google Analytics)

Zgodę możesz w każdej chwili wycofać albo zmienić, klikając „Ustawienia cookies”w stopce strony. Po wycofaniu zgody usuwamy pliki cookies Google Analytics z Twojej przeglądarki.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Nie. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie odpowiemy na zapytanie, a bez danych w formularzu rezerwacji nie umówimy demo.

4. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

Dane mogą też trafić do podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa (organy państwowe, sądy) — wyłącznie na ich prawnie uzasadnione żądanie.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich brokerom danych ani w celach marketingowych osób trzecich.

4.1. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Transfery odbywają się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (Kanada, a w przypadku podmiotów certyfikowanych w USA — EU–US Data Privacy Framework), albo
• standardowych klauzul umownych (SCC) wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi i organizacyjnymi.

Kopię zabezpieczeń otrzymasz, pisząc na oliwier@chatforge.ai.

5. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
• usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3).

Żądanie wyślij na oliwier@chatforge.ai. Realizujemy je bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca — w skomplikowanych sprawach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Skarga do organu nadzorczego: jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

6. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Chatbot i voicebot prowadzą rozmowę i wstępnie kwalifikują zapytania w sposób zautomatyzowany. Nie podejmujemy jednak wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. Ostateczne decyzje handlowe podejmuje człowiek.

Odpowiedzi generowane przez AI mogą zawierać błędy. Wiążące są wyłącznie informacje potwierdzone przez nas mailowo lub w umowie.

7. Pliki cookies

Stosujemy pliki cookies na podstawie art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

Cookies niezbędne są konieczne do działania strony, formularza kontaktowego, widgetu czatu i modułu rezerwacji. Do tej grupy należy też zapis Twojego wyboru w banerze cookies (w pamięci przeglądarki, pod nazwą cf-consent, na 12 miesięcy). Zgodnie z przepisami nie wymagają one zgody, ponieważ bez nich serwis nie mógłby działać.

Cookies analityczne (Google Analytics: _ga i_ga_EN7KWERJNZ, ważne do 2 lat) zapisujemywyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną w banerze przy pierwszej wizycie. Bez zgody skrypt Google Analytics w ogóle się nie wczytuje. Opis przetwarzania znajdziesz w pkt 2.7.

Nie stosujemy cookies marketingowych i nie śledzimy Twojej aktywności na innych stronach.

Swój wybór zmienisz w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia cookies” w stopce. Pliki cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki — zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi jednak korzystanie z części funkcji serwisu.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka: szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), kontrolę dostępu do kont i systemów, uwierzytelnianie dwuskładnikowe tam, gdzie jest dostępne, oraz zasadę minimalizacji danych — zbieramy tylko to, co jest potrzebne do realizacji opisanych celów.

Żaden system nie jest w pełni odporny na naruszenia. W razie naruszenia ochrony danych działamy zgodnie z art. 33–34 RODO, w tym zgłaszamy je organowi nadzorczemu i — gdy naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem — informujemy osoby, których dotyczy.

9. Nagrywanie rozmów i zapis czatów

Administrator danych

Administratorem danych jest Oliwier Pysz, prowadzący działalność pod marką ChatForge AI. Kontakt: oliwier@chatforge.ai, tel. +48 600 289 822.

Jakie dane przetwarzamy

W przypadku rozmowy telefonicznej z asystentem głosowym: nagranie rozmowy, jej transkrypcja oraz dane podane w trakcie rozmowy (imię, numer telefonu, adres e-mail, ustalony termin spotkania). W przypadku rozmowy na czacie: treść wiadomości oraz dane podane w rozmowie.

Cel i podstawa prawna

Dane przetwarzamy w dwóch celach:

1. Obsługa zgłoszenia — udzielenie odpowiedzi, umówienie spotkania, kontakt zwrotny. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy).
2. Kontrola jakości działania asystenta — sprawdzenie poprawności odpowiedzi, wykrywanie błędów i poprawa jakości usługi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania usługi).

Okres przechowywania

Nagrania rozmów i transkrypcje przechowujemy przez 30 dni od dnia rozmowy, po czym są usuwane. Dane kontaktowe przekazane w celu umówienia spotkania lub kontaktu przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców usług technicznych, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu: ElevenLabs (rozpoznawanie i synteza mowy), Voiceflow (obsługa czatu), Telnyx (usługi telekomunikacyjne), Make.com (automatyzacja przepływu danych) oraz systemów kalendarza i CRM, w których zapisujemy ustalenia z rozmowy. Część z tych podmiotów ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Sprzeciw wobec nagrywania

Informujemy o nagrywaniu na początku każdej rozmowy. Jeżeli nie wyrażasz zgody na nagrywanie, poinformuj o tym asystenta — rozmowa zostanie zakończona, a my skontaktujemy się z Tobą bezpośrednio.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Automatyzacja

Rozmowę prowadzi system sztucznej inteligencji. Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne. Nie stosujemy rozpoznawania emocji ani kategoryzacji biometrycznej.

10. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, np. przy zmianie zakresu usług, dostawców lub formy prawnej prowadzonej działalności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach informujemy Klientów mailem.