Regulamin świadczenia usług ChatForge AI

§ 1. Kto świadczy usługi

Usługodawcą jest:

Oliwier Pysz
prowadzący działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
(brak wpisu do CEIDG, brak NIP i REGON)
Adres do doręczeń: Berberysowa 6e, 43-230, Goczałkowice Zdrój
E-mail: oliwier@chatforge.ai · Telefon: +48 600 289 822

Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną zgodnie z art. 8 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Usługodawca poinformuje Klientów o ewentualnej zmianie formy prowadzonej działalności (rejestracji w CEIDG). Zmiana taka nie wpływa na treść i warunki zawartych umów.

§ 2. Definicje

• Usługodawca / my — podmiot wskazany w § 1.
• Klient — przedsiębiorca, który zawiera z nami umowę na wdrożenie i utrzymanie Bota.
• Użytkownik — każda osoba korzystająca ze Strony, w tym z formularza, czatu i dema voicebota.
• Strona — serwis dostępny pod adresem chatforge.ai.
• Bot — chatbot tekstowy lub voicebot (asystent głosowy) skonfigurowany dla Klienta.
• Klient Końcowy — osoba kontaktująca się z Klientem za pośrednictwem Bota.
• Abonament — miesięczna opłata za utrzymanie i obsługę Bota.
• Wdrożenie — jednorazowa konfiguracja Bota, objęta odrębną opłatą wdrożeniową.
• Konwersacja — pojęcie zdefiniowane w § 7 ust. 3.

§ 3. Usługi dostępne bezpłatnie na Stronie

1. Przeglądanie treści Strony.
2. Formularz kontaktowy — wysłanie zapytania.
3. Rezerwacja bezpłatnego demo (15 minut).
4. Rozmowa z chatbotem demonstracyjnym.
5. Rozmowa głosowa z voicebotem demonstracyjnym w przeglądarce.
6. Kalkulator ROI — narzędzie wyłącznie poglądowe. Wyniki opierają się na danych wprowadzonych przez Użytkownika i nie stanowią prognozy, oferty ani gwarancji jakiegokolwiek wyniku finansowego.

Usługi z pkt 1–5 są bezpłatne i można z nich zrezygnować w każdej chwili, zamykając stronę lub przerywając rozmowę.

Boty demonstracyjne działają na przykładowych, fikcyjnych danych. Podawane w nich ceny, terminy i informacje o usługach nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.

§ 4. Rozmawiasz z systemem AI

Chatbot i voicebot to systemy sztucznej inteligencji. Informujemy o tym wyraźnie przed rozpoczęciem rozmowy — komunikatem na czacie oraz na początku połączenia głosowego, zgodnie z art. 50 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (AI Act).

Boty generują odpowiedzi automatycznie i mogą popełniać błędy, w tym podawać informacje nieaktualne lub nieprawidłowe. Odpowiedzi Bota nie stanowią porady prawnej, medycznej, finansowej ani podatkowej. Wiążące są wyłącznie ustalenia potwierdzone przez człowieka — mailowo lub w umowie.

Każdy Bot udostępnia ścieżkę przekazania rozmowy do człowieka. Sposób jej działania (przekierowanie połączenia, przekazanie kontaktu, zgłoszenie mailowe) ustalany jest z Klientem na etapie Wdrożenia.

§ 5. Wymagania techniczne

• urządzenie z dostępem do internetu i przeglądarką w aktualnej wersji (Chrome, Safari, Firefox, Edge),
• włączona obsługa JavaScript i plików cookies,
• aktywny adres e-mail,
• dla dema głosowego — mikrofon i zgoda na dostęp do niego w przeglądarce,
• dla wdrożenia chatbota — możliwość umieszczenia fragmentu kodu na stronie Klienta,
• dla wdrożenia voicebota — numer telefonu lub możliwość przekierowania połączeń z istniejącej linii.

Ryzyka związane z korzystaniem z internetu (złośliwe oprogramowanie, phishing, przechwycenie transmisji) są standardowe. Stosujemy szyfrowanie TLS, ale zalecamy korzystanie z aktualnego oprogramowania zabezpieczającego.

§ 6. Zawarcie umowy i wdrożenie

1. Umowa zawierana jest po rozmowie demonstracyjnej, na podstawie zaakceptowanej przez Klienta oferty — mailowo lub w formie odrębnej umowy pisemnej.
2. Klient przekazuje dane niezbędne do konfiguracji: ofertę, cennik, godziny pracy, dostęp do kalendarza lub CRM, najczęstsze pytania klientów.
3. Termin wdrożenia: 48–72 godziny robocze, liczone od momentu przekazania przez Klienta kompletu informacji i dostępów. Opóźnienia po stronie Klienta wydłużają ten termin odpowiednio.
4. Wdrożenie kończy się przekazaniem działającego Bota i jego akceptacją przez Klienta. Brak zgłoszenia uwag w ciągu 5 dni roboczych od przekazania uznaje się za akceptację.
5. Opłata wdrożeniowa jest jednorazowa i bezzwrotna. Wynosi 299 zł dla chatbota (0 zł w planie Business) oraz 399 zł dla voicebota — aktualne kwoty wskazuje cennik.

§ 7. Abonament, ceny i płatności

1. Ceny planów chatbota:

2. Ceny planów voicebota. Voicebot rozliczany jest w minutach połączeń:

Pakiet łączony (chatbot + voicebot) oraz dodatki są wskazane w cenniku i stanowią integralną część oferty.

3. Jednostki rozliczeniowe. Chatbot rozliczany jest w Konwersacjach, voicebot w minutach połączeń. Za jedną Konwersację uznaje się jedną sesję rozmowy Klienta Końcowego z Botem, niezależnie od liczby wiadomości. Sesja kończy się po 30 minutach braku aktywności; rozmowa podjęta po tym czasie liczona jest jako nowa Konwersacja.

4. Przekroczenie limitu. Bot działa dalej bez przerwy. W voicebocie każda minuta ponad limit rozliczana jest zgodnie z cennikiem (1,00 zł, a w planie Business 0,90 zł za minutę). W chatbocie, jeżeli przekroczenia limitu Konwersacji się powtarzają, Usługodawca kontaktuje się z Klientem z propozycją wyższego planu.

5. Zwolnienie z VAT. Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Podane ceny są cenami ostatecznymi — nie dolicza się do nich podatku VAT. Sprzedaż dokumentowana jest fakturą bez VAT, wystawianą po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego lub z góry, zgodnie z ustaleniami z Klientem.

6. Termin płatności. Abonament płatny jest z góry za okres miesięczny, przelewem, w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury.

7. Opóźnienie płatności. Opóźnienie przekraczające 7 dniod upływu terminu płatności uprawnia Usługodawcę do zawieszenia działania Bota, po uprzednim wezwaniu wysłanym na adres e-mail Klienta. Wznowienie następuje niezwłocznie po uregulowaniu należności. Zawieszenie nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za okres, w którym usługa była świadczona.

8. Zmiana cen. O zmianie cen informujemy z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje nowej ceny, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień jej wejścia w życie.

9. Zmiana planu. Klient może zmienić plan w każdej chwili — wyższy plan zaczyna obowiązywać od razu, niższy od kolejnego okresu rozliczeniowego.

§ 8. Gwarancja zwrotu i rozwiązanie umowy

1. Gwarancja 14 dni. W ciągu 14 dni od uruchomienia Bota Klient może zrezygnować i otrzymać zwrot opłaty abonamentowej za pierwszy miesiąc. Opłata wdrożeniowa nie podlega zwrotowi — pokrywa pracę nad konfiguracją Bota pod firmę Klienta. Wystarczy wiadomość na oliwier@chatforge.ai. Zwrot następuje w ciągu 14 dni od zgłoszenia, tym samym kanałem płatności.
2. Po okresie gwarancji Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego — bez okresu wypowiedzenia i bez kar. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Nie stosujemy umów terminowych.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności wykorzystuje Bota niezgodnie z prawem — po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń i bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.
4. Po rozwiązaniu umowy dezaktywujemy Bota i usuwamy dane Klienta w terminie 30 dni, chyba że Klient poprosi o ich wcześniejsze przekazanie lub przepisy nakazują dłuższe przechowywanie. Na życzenie Klienta przekazujemy transkrypcje rozmów i zebrane leady w formacie CSV.

§ 9. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

1. przekazania prawdziwych i aktualnych informacji o ofercie, cenach, dostępności i godzinach pracy oraz ich bieżącej aktualizacji,
2. niewykorzystywania Bota do treści bezprawnych, wprowadzających w błąd, naruszających prawa osób trzecich lub dobre obyczaje,
3. zapewnienia, że Klienci Końcowi są informowani o tym, iż rozmawiają z systemem AI — obowiązek ten wynika z art. 50 AI Act i obciąża Klienta jako podmiot stosujący system; Usługodawca dostarcza w tym celu gotowe formuły powitalne i konfiguruje je w Bocie,
4. udostępnienia Klientom Końcowym własnej polityki prywatności i samodzielnego wykonywania obowiązków administratora danych (informacyjnych, dotyczących zgód, realizacji praw),
5. niewykorzystywania Bota do udzielania porad medycznych, prawnych lub finansowych w sposób wymagający uprawnień zawodowych,
6. zabezpieczenia dostępów i haseł przekazanych na potrzeby integracji oraz niezwłocznego informowania o ich utracie.

Umowa powierzenia. W zakresie danych Klientów Końcowych Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) zawieramy przed uruchomieniem Bota — wzór udostępniamy na etapie Wdrożenia.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Dokładamy staranności, aby Bot działał nieprzerwanie, ale nie gwarantujemy dostępności na poziomie 100%. Usługa opiera się na zewnętrznych dostawcach (platformy AI, hosting, telefonia, kalendarz), na których dostępność nie mamy wpływu.
2. Nie odpowiadamy za przerwy wynikające z: awarii lub zmian po stronie dostawców zewnętrznych, działań Klienta lub osób trzecich, siły wyższej oraz prac konserwacyjnych zapowiedzianych z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
3. Nie gwarantujemy określonych wyników biznesowych — liczby leadów, rezerwacji, przychodu ani zwrotu z inwestycji. Kalkulator ROI ma charakter wyłącznie poglądowy.
4. Nie odpowiadamy za treść odpowiedzi wygenerowanych przez Bota w zakresie, w jakim wynikają one z nieprawidłowych, nieaktualnych lub niekompletnych informacji przekazanych przez Klienta.
5. W relacjach z Klientami niebędącymi konsumentami odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do rzeczywistej szkody i do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Wyłączamy odpowiedzialność za utracone korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
6. Ograniczenia z ust. 5 nie mają zastosowania do konsumentów ani do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, gdy umowa nie ma dla nich charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta) — w tym zakresie odpowiadamy na zasadach ogólnych.

§ 11. Prawa autorskie i własność

1. Prawa do Strony, jej treści, grafik, kodu, oznaczenia „ChatForge AI” oraz autorskich rozwiązań, promptów i architektury Botów przysługują Usługodawcy.
2. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Bota na własne potrzeby, na czas trwania umowy. Licencja wygasa z chwilą jej rozwiązania.
3. Klient nie może odsprzedawać, udostępniać osobom trzecim ani kopiować konfiguracji Bota bez pisemnej zgody Usługodawcy.
4. Treści przekazane przez Klienta (oferta, cennik, logotyp, materiały) pozostają jego własnością. Klient udziela Usługodawcy licencji na ich wykorzystanie wyłącznie w celu wykonania umowy.
5. Dane zebrane przez Bota (leady, transkrypcje, historia rezerwacji) należą do Klienta.
6. Wykorzystanie nazwy i logo Klienta w materiałach referencyjnych Usługodawcy wymaga jego odrębnej, wyraźnej zgody.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje przyjmujemy na oliwier@chatforge.ai lub pisemnie na adres wskazany w § 1.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane kontaktowe, opis problemu, datę jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania.
3. Rozpatrujemy ją w terminie 14 dni od otrzymania i informujemy o wyniku tą samą drogą.
4. Brak odpowiedzi w terminie oznacza uznanie reklamacji — w przypadku konsumentów i przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§ 13. Prawo odstąpienia — konsumenci i przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, która nie ma dla niej charakteru zawodowego, korzysta z uprawnień konsumenta w zakresie odstąpienia od umowy oraz klauzul niedozwolonych (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
2. Uprawnionemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny. Wystarczy oświadczenie wysłane mailem.
3. Jeżeli uprawniony wyraźnie zażądał rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia, a usługa została w pełni wykonana, prawo odstąpienia wygasa. Przy częściowym wykonaniu — zapłata proporcjonalna do zakresu wykonanych prac.
4. Niezależnie od powyższego, każdemu Klientowi przysługuje 14-dniowa gwarancja zwrotu opisana w § 8 ust. 1, na warunkach korzystniejszych niż ustawowe.

§ 14. Zakaz treści bezprawnych

Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika i Klienta treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa osób trzecich, obraźliwych, wprowadzających w błąd lub zawierających złośliwe oprogramowanie. Zakazane są również próby nieuprawnionego dostępu do systemów Usługodawcy oraz manipulowania Botem w celu obejścia jego zabezpieczeń lub wywołania zachowań niezgodnych z konfiguracją.

§ 15. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w szczególności:

• mediacji przy wojewódzkim inspektorze Inspekcji Handlowej,
• stałego polubownego sądu konsumenckiego,
• pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów,
• informacji dostępnych na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów: uokik.gov.pl.

Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne dla obu stron.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawę o prawach konsumenta oraz RODO.
2. Spory z Klientami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według miejsca zamieszkania Usługodawcy.
3. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu usług, dostawców lub formy prowadzonej działalności). O zmianie informujemy Klientów mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie.
4. Zmiany nie działają wstecz w stosunku do usług już wykonanych.
5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.